Cadastrar um cliente
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Para cadastrar um cliente, abra Administrativo > Clientes e clique em Adicionar cliente. Preencha o tipo, o nome e o CPF ou CNPJ em Dados básicos e clique em Salvar.
O que ter em mãos para cadastrar o cliente
O botão Adicionar cliente só aparece para quem tem permissão de criar clientes. Tenha em mãos o documento do cliente e, se for enviar cobrança, o telefone e o e-mail que devem recebê-la.
Como cadastrar um cliente com CNPJ ou CPF
- 1Na seção Administrativo do menu lateral, clique em Clientes.
- 2Clique em Adicionar cliente. A tela abre com o título Cadastrar um cliente e as abas Dados básicos, Telefones, E-mails, Contatos e Endereços.
- 3Em Dados básicos, escolha o Tipo (Pessoa física ou Pessoa jurídica) e informe se o cliente é Domiciliado no exterior. Com Sim, Tipo, CPF e CNPJ saem da tela e surgem NIF e Se não houver NIF, com as opções Dispensado do NIF e O país não exige NIF.
- 4Preencha o CNPJ ou o CPF e o nome. O CNPJ aceita letras nas 12 primeiras posições (CNPJ alfanumérico), convertidas para maiúsculas. O rótulo do nome é Nome para pessoa física, Razão social para pessoa jurídica e Nome / Razão social para cliente do exterior, com 3 a 80 caracteres.
- 5Para pessoa jurídica nacional, informe também, se quiser, Nome fantasia, Inscrição estadual e Inscrição municipal. Código do cliente, Cliente desde e Observações (até 120 caracteres) são opcionais. Para notas com comércio exterior, informe Vínculo com este cliente e Moeda usual (código do Banco Central): no cliente do exterior, eles ficam abaixo do NIF; no do Brasil, clique em Comércio exterior para abrir o grupo, que começa fechado.
- 6Na aba Telefones, clique em Adicionar telefone, informe o número com DDD (no exterior, o número internacional) e escolha o Tipo. Para WhatsApp, use o tipo Cobrança com WhatsApp: Sim.
- 7Na aba E-mails, clique em Adicionar e-mail, informe o endereço e escolha o Tipo.
- 8Na aba Contatos, use Adicionar contato para registrar pessoas de referência. Cada contato exige o Nome e ao menos Telefone ou E-mail.
- 9Na aba Endereços, clique em Adicionar endereço e preencha Tipo, CEP, Estado, Cidade, Endereço, Número e Bairro. Para cliente do exterior, o botão é Adicionar endereço no exterior: em País, digite parte do nome e escolha o país na lista.
- 10Clique em Salvar, no topo da tela.
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Ampliar imagem (abre em nova aba)Dica: Para a cobrança sair por SMS, o telefone precisa ser do tipo Cobrança; por WhatsApp, esse telefone também precisa de WhatsApp: Sim; por e-mail, o e-mail precisa ser do tipo Cobrança. Sem esses tipos a cobrança é emitida, mas não é enviada.
Tour desta tela
Os passos abaixo seguem o tour da tela Cadastrar um cliente no Mais Gestão, na mesma ordem. Alguns passos só aparecem conforme a aba, a etapa ou as permissões do seu acesso.
Passo 1: Escolha pessoa física ou jurídica
Comece selecionando Pessoa física ou Pessoa jurídica. Essa escolha define a identificação do cliente e os campos de CPF ou CNPJ. Depois, preencha o nome ou a razão social. Para clientes domiciliados no exterior, a identificação usa NIF ou motivo de ausência.
Outro cliente de exemplo, para mostrar o CNPJ com letras: digitado em minúsculas, ele aparece em maiúsculas pela máscara do campo, antes de Salvar. Passo 2: Confira o CNPJ da empresa
Compare o CNPJ com o cadastro do cliente e confirme a razão social. Verifique os dados preenchidos antes de emitir documentos para essa empresa.
Outro cliente de exemplo, para mostrar o CNPJ com letras: digitado em minúsculas, ele aparece em maiúsculas pela máscara do campo, antes de Salvar. Passo 3: Confira o CPF do cliente
Para pessoa física, use o CPF do cliente que será vinculado à conta a receber. Confira o documento para evitar duplicidade ou cobrança associada à pessoa errada.
Passo 4: Identifique quem vai receber a cobrança
Informe o nome ou a razão social do cliente. Confira a identificação porque ela será reutilizada nas contas a receber, cobranças e documentos.
Outro cliente de exemplo, para mostrar o CNPJ com letras: digitado em minúsculas, ele aparece em maiúsculas pela máscara do campo, antes de Salvar. Passo 5: Comércio exterior do cliente
O vínculo com o cliente vai nas notas com comércio exterior para ele: exportação, prestação no exterior ou cliente domiciliado no exterior. A moeda usual é o código de 3 dígitos da tabela de moedas do Banco Central e só aparece como sugestão na emissão. Para cliente no Brasil, os dois campos ficam no grupo Comércio exterior.
Cliente do Brasil antes de Salvar, com os campos opcionais vazios e o grupo Comércio exterior aberto. O recorte mostra a coluna da esquerda, e o que ocupa a linha toda continua à direita. Passo 6: Tipo de telefone e envio de cobrança
Use Adicionar telefone e informe o número com DDD. O campo Tipo classifica o contato; você pode cadastrar tipos em Parâmetros > Tipos de contato e endereço para organizar sua rotina. Para SMS de cobrança, selecione o tipo de sistema Cobrança. Para WhatsApp, selecione Cobrança e marque WhatsApp: Sim. Telefones de outros tipos não são selecionados para esses envios.
Na tela, este passo fica na aba Telefones.
Passo 7: Tipo de e-mail e destinatário da cobrança
Adicione o e-mail e confira a grafia. Os tipos são parâmetros que você pode cadastrar em Parâmetros > Tipos de contato e endereço para organizar os contatos da empresa. Para receber cobranças por e-mail, selecione o tipo de sistema Cobrança. Um tipo personalizado, como Financeiro, não substitui essa seleção. Use o contato que realmente deve receber a cobrança.
Na tela, este passo fica na aba E-mails.
Passo 8: Tipo de endereço e uso na nota fiscal
O Tipo indica a finalidade do endereço: Nenhum, Contato, Fiscal ou Cobrança. Escolha conforme o uso na empresa. Para a nota fiscal, o sistema procura um endereço Fiscal ou Cobrança; sem eles, usa o primeiro cadastrado. O tipo do endereço não habilita envios por e-mail ou telefone. Confira CEP, número e demais dados; para exterior, confira país e campos internacionais.
Na tela, este passo fica na aba Endereços.
Passo 9: Salve e confira o cadastro
Revise as abas e clique em Salvar. Se houver perfis de documentos configurados, confira também a aba Documentos quando disponível.
Depois de salvar o cadastro do cliente
O sistema mostra Cliente cadastrado. e o cliente passa a aparecer em Administrativo > Clientes. A partir daí, ele pode ser escolhido ao lançar uma conta a receber.
Para localizá-lo depois, veja como listar e filtrar clientes.
Telefone de cobrança do cliente e outros detalhes
- Os tipos de endereço são Nenhum, Fiscal, Contato e Cobrança. Para emitir NFS-e, cadastre o endereço completo, com país no cliente do exterior. Ele é exigido para cliente com CNPJ e quando o ISS é retido, e o incompleto bloqueia a emissão.
- Com um CNPJ válido de pessoa jurídica nacional, o sistema pode sugerir razão social, nome fantasia, telefones, e-mail e endereço, só em campos vazios, quando a consulta está disponível para a sua empresa.
- Quando a empresa tem perfis de documentos para clientes, aparece também a aba Documentos, conforme a permissão do seu cargo.
- Os tipos de telefone e e-mail podem ser personalizados, mas só o tipo Cobrança define o destino da cobrança. Veja como configurar tipos de contato e endereço.
Se algo der errado ao cadastrar o cliente
- CPF já cadastrado ou CNPJ já cadastrado: o documento já pertence a outro cliente. Localize o cadastro existente na lista em vez de criar outro.
- Você não tem permissão para acessar esta página. ao abrir o cadastro: falta a permissão de criar ou editar clientes no seu cargo.
- Escolha um país da lista. no endereço no exterior: escolha uma opção da lista em vez de digitar o país. Cadastro antigo em texto livre mostra Este país não está na lista. Escolha um país da lista para a nota fiscal.
- A NFS-e recusa o endereço do cliente: veja E0234 e E0235: endereço do tomador.
Perguntas frequentes
Quais campos são obrigatórios?
Tipo, nome ou razão social e CPF ou CNPJ; para cliente do exterior, o NIF ou o motivo de não haver NIF. Telefone e e-mail adicionados exigem o Tipo, e cada contato exige nome e telefone ou e-mail. Endereço adicionado precisa ser preenchido ou removido.
Posso alterar o tipo de pessoa depois de salvar?
Não. Na edição o campo Tipo fica bloqueado. Confira o tipo com cuidado antes de salvar o cadastro.