Sistema de Contratos com Assinatura Digital

Guia completo

Sistema de contratos com assinatura digital: como funciona

Um sistema de contratos com assinatura digital reúne o envio do documento, a identificação dos signatários, o acompanhamento das assinaturas e a consulta ao arquivo concluído. No Mais Gestão, você envia seu PDF, escolhe a modalidade e acompanha o contrato junto ao cadastro do cliente. Veja o que considerar em cada etapa, da preparação ao arquivo final.

Como escolher um sistema de contratos com assinatura digital?

Uma consultoria que formaliza projetos e uma empresa de TI com contratos mensais precisam localizar o acordo de cada cliente enquanto organizam o financeiro. Nesse cenário, avalie se reunir contratos e gestão financeira reduz a troca entre ferramentas. Confira também se o envio do documento e a assinatura são simples para os participantes externos.

Compare o sistema pelo trabalho que ele resolve: preparar o envio, autenticar os signatários, acompanhar pendências e recuperar o contrato assinado. Para uma agência, isso pode significar localizar o acordo de um projeto; para uma consultoria, conferir as condições da prestação mensal sem procurar anexos no e-mail.

• Documento: verifique se você precisa enviar um PDF pronto ou redigir contratos dentro da ferramenta. No Mais Gestão, você usa seu próprio PDF.
• Experiência do signatário: confira como ele recebe o convite, confirma a identidade e conclui a assinatura online.
• Acompanhamento: procure uma situação por participante e uma indicação clara de quem precisa agir.
• Arquivo e provas: avalie como localizar a cópia assinada, consultar as evidências e limitar o acesso da equipe.
• Custo total: compare a mensalidade e o uso previsto, considerando participantes e modalidades de assinatura.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Assinatura eletrônica é a categoria ampla de formas de assinar documentos em meio eletrônico. A assinatura digital utiliza criptografia e certificado digital para relacionar o signatário ao documento e permitir a verificação da assinatura. Por isso, uma assinatura eletrônica não exige sempre um certificado ICP-Brasil. O ITI explica essa distinção técnica (abre em nova aba).

Os nomes Simples, Estendida e Certificado digital identificam fluxos do Mais Gestão. Na modalidade Certificado digital, ICP-Brasil é registrada como qualificada e gov.br como avançada. Portanto, selecionar essa modalidade não significa que todo arquivo devolvido terá assinatura qualificada.

Assinatura de contrato online tem validade jurídica? Precisa de certificado?

A avaliação envolve a forma de assinatura, a identificação das partes e as exigências do próprio documento. Para um contrato de prestação de serviços, confira quem representa cada parte e quais condições foram aceitas. A escolha do fluxo de assinatura deve acompanhar essas exigências, além da facilidade de enviar o convite.

O sistema oferece fluxos sem certificado nas modalidades Simples e Estendida. Quando o acordo exigir ICP-Brasil, confirme o certificado dos participantes antes do envio. Com orientação jurídica, defina também quem pode representar cada empresa e qual forma de assinatura atende ao contrato. As evidências ajudam a conferir o aceite; não substituem essa avaliação. Consulte as definições de assinatura do ITI (abre em nova aba).

Como preparar e enviar um contrato PDF para assinatura online?

A versão final é o PDF que todas as partes vão aceitar. A vigência identifica o período do acordo; o prazo de assinatura determina por quanto tempo o convite ficará disponível. Em um serviço que começa no mês seguinte, o prazo do convite pode terminar antes do início da vigência. Defina cada informação pela finalidade correta.

Antes de enviar, confira se o PDF contém o valor, o serviço e as condições combinadas, além dos participantes corretos. O arquivo enviado não muda durante a assinatura. Se a negociação ainda está aberta, mantenha o contrato em rascunho até concluir a revisão, em vez de solicitar o aceite de uma versão provisória.

1. Revise o contrato de prestação de serviços e envie o PDF final, com até 20 MB e 300 páginas, sem senha.
2. Confira os dados e os contatos dos signatários, incluindo os representantes que assinam pela empresa.
3. Escolha a modalidade e confira a ordem de assinatura antes de enviar os convites.
4. Defina o prazo de assinatura, de 1 a 365 dias, e registre a vigência do acordo separadamente.
5. Acompanhe o andamento até a conclusão e consulte a cópia final assinada.

O que o participante precisa para assinar o contrato?

O participante assina pelo navegador, sem criar conta no Mais Gestão. Confira os acessos antes de enviar para que ele consiga concluir a modalidade escolhida.

• Acesso ao e-mail cadastrado: O link pessoal chega no convite. Confira o endereço do participante antes de enviar, para que ele consiga abrir o contrato.
• Celular que receba SMS: O código de 6 dígitos confirma o acesso e vale 10 minutos. O participante precisa estar com o número cadastrado disponível.
• Câmera, quando a modalidade exigir: Na Estendida, o documento e a selfie são capturados pela câmera do aparelho. Combine esse requisito com a pessoa antes do envio.

Como acompanhar o status e as pendências de assinatura?

Em um contrato na modalidade Estendida, todos os participantes podem ter enviado os dados e ainda faltar a análise de identidade pela sua equipe. Cobrar uma nova assinatura desse participante não resolve a análise pendente. Consulte a ficha para localizar a etapa e identificar quem precisa agir.

Na modalidade Certificado digital, a ordem dos participantes também importa: um signatário posterior depende da conclusão do anterior. Nas modalidades Simples e Estendida, os externos assinam em qualquer ordem. Em todas, os representantes da sua empresa assinam por último. Combine um responsável por acompanhar a situação antes de terminar o prazo do convite.

• Aguardando assinaturas: Consulte quais participantes externos ainda precisam assinar.
• Aguardando análise: A análise da Estendida depende da sua equipe: aprove, peça reenvio ou recuse.
• Aguardando assinatura da empresa: Os externos assinaram. Falta quem assina pela sua empresa.
• Pronto para finalização: As assinaturas terminaram; falta o processamento do PDF final e das evidências.

• Prazo para assinatura de 1 a 365 dias, separado da vigência. Vencido, o contrato expira e os convites deixam de valer.
• Se o signatário esgotar os códigos por SMS, o botão Reenviar acesso manda um novo convite.
• A entrega do contrato final por e-mail é acompanhada. Se algum envio falhar, Reenviar entrega tenta de novo.
• Cada contrato aparece na aba Contratos da ficha do cliente, do fornecedor, do funcionário, do estagiário ou do sócio.
• Dá para cancelar enquanto o contrato aguarda assinaturas ou análise.

Como baixar e validar o contrato assinado?

Para consultar o acordo, use a cópia final assinada, evitando reenviar o PDF original como se fosse o documento concluído. Para conferir o processo de assinatura, usuários com permissão consultam o relatório e os arquivos de evidência. São finalidades diferentes: o documento reúne o acordo; as evidências explicam os eventos de aceite.

Se outra pessoa precisar validar a conclusão, utilize o código do validador e os dados de uma das partes. O validador público permite consultar a assinatura e baixar a cópia final; não é o local de acesso aos documentos de identidade e às selfies da análise interna.

Segurança dos contratos: autenticação, integridade e controle de acesso

A autenticação reúne elementos para identificar quem aceita o documento. A integridade permite conferir se o arquivo mudou. No Mais Gestão, o hash SHA-256 funciona como uma impressão digital do arquivo; a trilha de eventos registra o caminho da assinatura. Um hash isolado não comprova a identidade de quem assinou. Usuários autorizados podem consultar os registros do contrato concluído:

• Hash SHA-256 do documento original, do aceito e do final, conferido a cada leitura.
• Trilha de eventos do contrato, encadeada por hash, do envio à conclusão.
• Por signatário: data e hora, IP, navegador e o texto aceito. Na Estendida, também o documento, a selfie e a decisão da análise.
• No Certificado digital, o nível de cada assinatura validada.
• Pacote de provas em ZIP, com o contrato final, o relatório, o manifesto dos arquivos e, na Estendida, os arquivos de identidade.

Proteção e permissões dentro do sistema

• Arquivos em armazenamento privado, separados por empresa. Documento de identidade, selfie e evidências internas não são expostos no validador público.
• Evidências internas são acessadas no sistema conforme as permissões. A cópia final assinada também pode ser baixada no validador com o código e o CPF ou CNPJ de uma das partes.
• Evidências do aceite cifradas no banco de dados. O link do convite e o código por SMS ficam guardados só como hash.
• O código por SMS tem limite de tentativas para restringir o acesso ao convite.
• Permissões por cargo: ver, criar, editar, enviar para assinatura, analisar assinaturas estendidas, consultar evidências internas, cancelar e configurar.

Ao organizar documentos e dados pessoais, limite o acesso de cada pessoa ao necessário para seu trabalho. Combine com a equipe quem envia contratos, quem analisa identidades e quem consulta o pacote de provas. A Política de Privacidade descreve as finalidades de tratamento e os canais para exercer direitos sobre os dados.

Como o contrato segue para a rotina financeira

Um contrato de prestação mensal pode ficar na ficha do cliente enquanto as parcelas são organizadas em contas a receber. O contrato não gera a cobrança nem a NFS-e automaticamente: configure a cobrança automatizada à parte, conforme o que foi combinado. Isso permite consultar o documento no mesmo sistema sem confundir assinatura com recebimento.

Quanto custa usar um sistema de assinatura de contratos?

Considere a mensalidade e as tarifas de uso. Um contrato enviado a várias pessoas pode representar um consumo diferente de um documento com um único signatário. Estime o volume mensal e compare a modalidade escolhida, as assinaturas e os envios tarifados antes de decidir.

No Mais Gestão, contratos estão disponíveis a partir do Essencial, e cada assinatura é tarifada à parte. Consulte a comparação de planos para avaliar o custo na sua rotina. Você começa com o PDF que já usa e acompanha a conclusão junto ao cliente, no mesmo sistema financeiro.