Importar uma conta a receber de arquivo ou XML

Passo 1: Identifique o documento antes de enviar

Escolha Fatura para o documento da receita a receber ou Comprovante para uma entrada já realizada. Comprovante prepara a opção Já recebida; confira data e valor no formulário. Em um lote, selecione arquivos do mesmo tipo. A gravação acontece somente ao salvar.

Passo 2: Prepare um documento legível

Use PDF, JPG ou PNG, até 100 MB por arquivo, com pagador, valor e datas visíveis. Cada arquivo prepara uma conta. A leitura aproveita os dados encontrados; os campos restantes serão preenchidos por você.

Passo 3: Envie um arquivo ou selecione vários

Clique em Selecionar arquivos. Um arquivo segue para o cadastro individual; vários formam um lote automaticamente. Aguarde a leitura e confira uma conta de cada vez. Se faltarem informações, consulte o documento e complete o formulário.

Passo 4: Consulte ou substitua o arquivo

Confira o nome do arquivo. Visualizar abre o original em outra aba. Trocar arquivo substitui somente o item atual e refaz a leitura, preservando os demais arquivos do lote.

Passo 5: Retome a conferência dos campos

A leitura abre o formulário automaticamente. Se voltou para consultar ou trocar o arquivo, use Continuar para retomar os campos. A conta só será registrada ao salvar no rodapé do formulário.

Passo 6: Confira o documento desta receita

Este é o arquivo que acompanha a conta ao salvar. Use a seta de voltar no cabeçalho para visualizar o original ou trocar o arquivo; depois clique em Continuar. Confira os dados preenchidos e complete os campos vazios.

Passo 7: Revise os dados antes de salvar

A leitura preparou os campos, mas a conta ainda não está salva. Confira Gerado por, o pagador e a Situação da conta. Se o dinheiro já entrou, revise Já recebida e os dados da baixa antes de salvar.

Passo 8: Confira o cliente identificado

Compare nome e CPF/CNPJ com o documento. Se já houver cadastro, confirme o cliente selecionado. Um cliente sugerido pela leitura pode ser criado ao salvar; se não corresponder ao pagador, selecione o cadastro correto. Complete o campo quando estiver vazio.

Passo 9: Informe como pretende receber

Selecione a forma combinada com o cliente, como Pix, boleto ou transferência. Informar a forma de pagamento não emite uma cobrança nem registra um recebimento.

Passo 10: Escolha onde o dinheiro vai entrar

Selecione o caixa ou a conta bancária de destino. Por exemplo, uma transferência para a conta corrente deve usar o caixa dessa conta, enquanto uma entrada em espécie usa o caixa de dinheiro.

Passo 11: Descreva a receita

Escreva o que está sendo cobrado, como Consultoria — setembro. Use uma descrição que permita reconhecer a receita na listagem. O botão de variáveis mostra os marcadores disponíveis para compor o histórico.

Passo 12: Guarde informações complementares

Observação é opcional e aceita até 191 caracteres. Use para uma referência interna ou condição combinada com o cliente, sem substituir o histórico da receita.

Passo 13: Selecione a conta contábil

Em Conta contábil, pesquise pelo nome, código ou apelido e selecione o resultado adequado. Ela identifica a natureza contábil da receita. O ícone de informação mostra os apelidos de busca da conta contábil selecionada.

Passo 14: Confira a categoria gerencial

Categoria organiza a receita nas análises financeiras e é obrigatória. Confira a opção vinculada à conta contábil, mesmo quando vier preenchida. Se não houver categoria disponível, ajuste os vínculos no plano de contas. Para emitir nota fiscal depois, a categoria também precisa estar configurada para emissão, com os códigos revisados com a contabilidade.

Passo 15: Identifique a área quando o recurso estiver ativo

Centro de custo separa os resultados por área ou unidade. Quando este campo estiver disponível, selecione a área à qual a receita pertence. A empresa pode usar o sistema sem ativar centros de custo.

Passo 16: Uma receita, parcelas ou repetição

Escolha Única para uma conta isolada, Parcelado para um número definido de parcelas ou a periodicidade de uma receita recorrente. Confira os campos que aparecem após a escolha. Criar contas futuras não registra seus recebimentos.

Passo 17: Defina o dia de vencimento

Informe o dia do mês, de 1 a 31, usado nas próximas contas. Confira também o Vencimento da primeira conta no final do formulário.

Passo 18: Informe a quantidade de parcelas

Informe o número de parcelas combinado com o cliente. Confira a quantidade, o valor e o primeiro vencimento antes de gerar o parcelamento.

Passo 19: Indique quando a repetição termina

Data limite permite indicar o término da recorrência. Use a data prevista no contrato quando houver e confira a periodicidade escolhida.

Passo 20: Compare o valor com o documento

Confira o total em reais e centavos com a fatura ou nota. Se enviou um comprovante, verifique se ele representa o valor integral da receita ou somente uma parcela. Complete o valor se a leitura não o identificou.

Passo 21: Confira o vencimento da receita

Confira a data com o documento ou a condição combinada com o cliente. Data de emissão da nota e data de recebimento não são necessariamente o vencimento. Preencha este campo se ele não veio identificado.

Passo 22: Anexe a fatura da receita

Envie a fatura em PDF ou imagem, se disponível. O nome do arquivo fica no campo. Um documento importado como Fatura já vem selecionado; não é preciso anexá-lo novamente. A nota fiscal emitida pelo sistema será exibida separadamente na visualização da conta.

Passo 23: A receita ainda será recebida?

Mantenha Ainda a receber quando o dinheiro ainda não entrou. Se a entrada já aconteceu, escolha Já recebida: aparecem os ajustes, a data e o valor recebido. Ao salvar, a conta e essa baixa serão registradas juntas.

Passo 24: Anexe o comprovante da entrada

Quando a conta estiver como Já recebida, você pode anexar o comprovante em PDF ou imagem. Ele ficará vinculado a esta baixa. Confira o arquivo já selecionado se importou um comprovante; boleto e nota fiscal não comprovam a liquidação.

Passo 25: Confira os acréscimos do recebimento

Preencha os ajustes que se aplicam, como multa, juros e encargos, conforme a operação. Mantenha os demais zerados e compare o resultado com o valor efetivamente recebido.

Passo 26: Confira descontos e retenções

Revise descontos, retenções federais e ISS retido quando se aplicarem à receita. Use os documentos da operação para conferir os valores. Eles participam do cálculo do saldo; evite informar a mesma retenção duas vezes.

Passo 27: Informe quando o dinheiro entrou

Use a data efetiva do recebimento, conforme o extrato ou comprovante. Ela pode ser diferente do vencimento. Uma baixa não pode usar data futura; se o dinheiro ainda vai entrar, mantenha Ainda a receber.

Passo 28: Informe quanto foi recebido

Confira o valor que realmente entrou no caixa, em reais e centavos, considerando os ajustes. O saldo após o recebimento aparece abaixo. Se a entrada foi parcial, informe somente o valor recebido.

Passo 29: Confirme o saldo restante

Confira o valor recebido e a diferença que continuará em aberto. Marque a confirmação se a entrada foi parcial. Se alterar os valores, confira e confirme novamente antes de salvar.

Passo 30: Revise uma conta por vez

Salvar e próximo grava a conta e abre o próximo item. Pular segue sem salvar o item atual. Para gravar esta conta e encerrar a importação, use Salvar e fechar. Você pode encerrar a importação antes de terminar o lote.

Passo 31: Salve a receita

Confira pagador, forma de pagamento, caixa, conta contábil, categoria, valor e vencimento. Se escolheu Já recebida, revise também a data, o valor recebido e o saldo restante. Clique em Salvar e corrija os campos sinalizados, se necessário. Uma conta salva como Já recebida já tem a baixa: consulte-a antes de registrar outra.