Importar uma conta a pagar de arquivo ou XML

Passo 1: Identifique o documento antes de enviar

Para lançar uma obrigação em aberto, escolha Fatura e envie o documento da despesa, como a conta de energia. Comprovante se aplica a uma saída já realizada e prepara Já paga; a baixa de uma conta existente é registrada pela ação Pagar. Em um lote, use arquivos do mesmo tipo.

Passo 2: Prepare a fatura ou o comprovante

Use PDF, JPG ou PNG legível, com favorecido, valores e datas visíveis, até 100 MB por arquivo. Cada arquivo prepara uma conta para revisão. A leitura sugere os dados encontrados; o que não estiver identificado será preenchido por você no formulário.

Passo 3: Envie um arquivo ou selecione vários

Clique em Selecionar arquivos. Um arquivo segue para o cadastro individual; vários formam um lote automaticamente. Aguarde a leitura abrir a conta. No lote, você revisa e salva uma conta de cada vez. Se a leitura ficar incompleta, consulte o original e preencha os campos que faltarem.

Passo 4: Consulte ou substitua o arquivo atual

Confira o nome do arquivo. Visualizar abre o original em outra aba; Trocar arquivo substitui somente este item e refaz a leitura, preservando os demais arquivos do lote. Use essa troca quando o documento escolhido não for o da conta que está cadastrando.

Passo 5: Retome a conferência do formulário

A leitura abre o formulário automaticamente. Se voltou a esta etapa para consultar ou trocar o arquivo, use Continuar para retomar os campos. A leitura e a consulta ainda não salvam a conta; a gravação acontece no rodapé do formulário.

Passo 6: Revise quem recebe o pagamento

O arquivo abriu esta conta para conferência; ela ainda não está salva. Confira Gerado por antes do favorecido. Use Fornecedor para despesas com um prestador, ou o tipo de pessoa correspondente. Se a leitura ainda estiver em andamento, você pode completar os campos vazios.

Passo 7: Confirme o favorecido identificado

Compare nome e CPF/CNPJ com o arquivo. Um cadastro existente pode vir selecionado. Um fornecedor novo aparece como sugestão e será criado ao salvar se você o mantiver. Para corrigir, selecione outro cadastro na lista. Uma sugestão de pessoa é apenas uma referência de busca: localize e selecione a pessoa cadastrada.

Passo 8: Confira a referência do documento

Em Nº documento, confira o número da nota ou fatura encontrado na leitura. Se o campo estiver vazio, informe a referência do documento quando disponível. Use essa identificação para consultar a despesa depois e conferir se já existe outra conta para ela.

Passo 9: Informe a forma de pagamento

Selecione como esta conta será paga, ou como foi paga se a saída já ocorreu. A escolha pode mostrar o campo Caixa ou Cartão de crédito. Informar uma forma de pagamento não quita a conta nem envia dinheiro ao banco.

Passo 10: Escolha de onde sairá o dinheiro

Selecione o caixa ou a conta bancária que será usada no pagamento. Se a conta já estiver paga, escolha de onde o dinheiro realmente saiu. Por exemplo, uma transferência pela conta corrente deve usar o caixa dessa conta, não o caixa de dinheiro em espécie.

Passo 11: Vincule o cartão usado

Selecione o cartão de crédito correto quando essa forma for escolhida. Confira a identificação para que a despesa fique associada ao cartão correspondente.

Passo 12: Torne a descrição reconhecível

Revise o Histórico sugerido pela leitura. Ele deve explicar a despesa, como Energia elétrica — setembro, e não apenas repetir um número do documento. Corrija ou complete a descrição para facilitar a consulta na listagem.

Passo 13: Guarde informações complementares

Observação é opcional e aceita até 191 caracteres. Use para uma referência interna ou condição combinada, sem substituir a descrição da despesa e seus documentos.

Passo 14: Confirme a classificação sugerida

Se a leitura sugeriu uma Conta contábil, confira se ela corresponde à despesa. Se o campo estiver vazio ou a sugestão incorreta, pesquise pelo nome, código ou apelido e selecione o resultado adequado. O nome do fornecedor ajuda a buscar, mas não substitui a classificação da conta.

Passo 15: Confira a categoria gerencial

Categoria organiza a despesa na gestão financeira e é obrigatória. Confira a opção oferecida para a conta contábil escolhida, mesmo quando vier preenchida. Se não houver uma opção adequada, revise a base e os vínculos no plano de contas antes de salvar.

Passo 16: Identifique a área quando o recurso estiver ativo

Centro de custo separa os resultados por área ou unidade. Quando este campo estiver disponível, selecione a área responsável pela despesa. A empresa pode usar o sistema sem ativar centros de custo.

Passo 17: Uma conta, parcelas ou repetição

Escolha Única para uma obrigação isolada, Parcelado para um número definido de parcelas ou a periodicidade de uma despesa recorrente. Confira os campos que aparecem após a escolha. Gerar próximas contas não registra seus pagamentos.

Passo 18: Defina o dia de vencimento

Informe o dia do mês, de 1 a 31, usado nas próximas contas. Confira também o campo Vencimento da primeira conta antes de salvar.

Passo 19: Informe a quantidade de parcelas

Informe o número de parcelas acordado. Confira a quantidade, o valor informado e o vencimento com o documento de origem antes de gerar o parcelamento.

Passo 20: Confira até quando repetir

Data limite permite indicar o término da recorrência. Use a data prevista no contrato ou na obrigação e revise a periodicidade escolhida antes de salvar.

Passo 21: Compare os campos com o documento original

Visualizar documento abre o arquivo que originou esta conta. Confira os dados preenchidos e complete os campos vazios. O arquivo acompanha a conta ao salvar. Para substituir o arquivo atual, use a seta de voltar no cabeçalho e Trocar arquivo.

Passo 22: Confira o anexo da obrigação

Se enviou uma fatura, o arquivo pode já aparecer neste campo: confira o nome. Se enviou somente um comprovante, você pode anexar aqui a nota ou fatura que explica a despesa. A fatura e o comprovante têm finalidades diferentes e acompanham a conta conforme o registro realizado.

Passo 23: Compare o valor lido com a obrigação

Confira os reais e centavos com a fatura. Em um comprovante, o total pago pode incluir juros ou desconto; revise o valor da obrigação aqui e os ajustes em Já paga. Não avance apenas porque o campo veio preenchido.

Passo 24: Confira a data de vencimento

Compare a data com a fatura ou a condição combinada. Um comprovante pode informar somente a data do pagamento, que é diferente do vencimento. Se a leitura não encontrou o vencimento, preencha-o antes de salvar.

Passo 25: Confira se houve pagamento

Uma fatura pode continuar em aberto; mantenha Ainda a pagar nesse caso. Se importou um comprovante, confira a opção Já paga e os campos de data, valor pago, caixa e comprovante. Salvar com Já paga registra também a baixa. Se houver valor restante, confira a confirmação do pagamento parcial.

Passo 26: Anexe o comprovante da saída

Ao escolher Já paga, este campo fica disponível na seção Documentos. Anexe o comprovante em PDF, JPG ou PNG e confira favorecido, data e valor. Se o arquivo já veio preenchido pela importação, confira seu nome; não é necessário anexar o mesmo documento novamente.

Passo 27: Informe acréscimos do pagamento

Preencha somente os acréscimos que realmente ocorreram, como multa, juros ou encargos. Deixe os demais zerados e compare o total com o comprovante.

Passo 28: Registre descontos obtidos

Informe o desconto concedido pelo fornecedor no campo Descontos obtidos, quando houver. Confira o efeito no saldo que será apresentado após o pagamento.

Passo 29: Informe a data da saída

Data do pagamento deve corresponder ao extrato ou comprovante. Use a data em que o dinheiro saiu, que pode ser diferente do vencimento. Não use uma data futura para registrar uma baixa.

Passo 30: Confira quanto foi pago

Valor pago é o montante efetivamente pago. Confira o saldo após o pagamento. Se restar valor, confirme o pagamento parcial no campo exibido; a diferença continuará em aberto.

Passo 31: Confirme o saldo que continua em aberto

Compare o valor pago e o saldo restante com o comprovante. Marque a confirmação somente se o pagamento foi parcial. Se alterar valores, confira novamente o saldo antes de salvar.

Passo 32: Revise uma conta por vez

Salvar e próximo grava esta conta e continua o lote. Pular descarta o item atual sem salvá-lo. Para encerrar depois de gravar esta conta, use Salvar e fechar. Você pode encerrar a importação antes de terminar o lote.

Passo 33: Salve a conta

Revise os dados e use Salvar conta, ou Salvar e fechar no lote. Se marcou Já paga, confira também o pagamento e o comprovante. Corrija os campos sinalizados se houver validação. A conta só é gravada depois de salvar.