# Importar uma conta a pagar de arquivo ou XML

> Crie contas a pagar a partir de fatura, comprovante ou XML de nota recebida, revisando favorecido, valor e vencimento antes de salvar.

- Artigo: https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/importar-conta-a-pagar-de-arquivo-ou-xml
- Categoria: Contas a pagar
- Atualizado em: 2026-11-01
- Verificado em: 2026-10-31
- Disponível em: Leitura tradicional e OCR incluídos em todos os planos; IA de documentos e Open Finance no Profissional e Corporativo.
- Permissões: accounts.view, accounts.create, payments.create, accounts_payable.invoice, accounts_payable.receipt, open_finance.view, bank_recons.view, bank_recons.update
- Antes de usar: Arquivo aceito de até 100 MB; leitura sugere dados, salvar cria a conta. Comprovante/conta já paga ou recebida exige permissão de registrar pagamentos. Open Finance exige módulo, conexão e conjunto de permissões; permissões listadas variam conforme o fluxo usado.
- Fonte: base de conhecimento do Mais Gestão, sistema de gestão financeira para empresas de serviço.

Para importar uma conta a pagar, abra **Contas a pagar** (seção **Financeiro** do menu lateral), clique em **Adicionar conta a pagar** e escolha **Importar de arquivo** (PDF, JPG ou PNG) ou **Importar do XML** da nota do fornecedor. O sistema preenche o formulário, e você revisa antes de salvar.

## Antes de importar uma conta a pagar de arquivo

**Importar do XML** aceita o .xml original da nota do fornecedor. O limite é de 100 MB por arquivo. **Importar de arquivo** depende das permissões de fatura ou de comprovante do seu cargo; para **Comprovante**, a permissão de registrar pagamentos também é necessária.

## Como importar uma conta a pagar por XML, PDF ou imagem

1. No menu lateral, na seção **Financeiro**, clique em **Contas a pagar** e depois em **Adicionar conta a pagar**.
2. Escolha **Importar de arquivo** (PDF, JPG ou PNG) ou **Importar do XML**.
3. Na importação de arquivo, defina o **Tipo de documento**: **Fatura** para uma obrigação em aberto ou **Comprovante** para uma saída já realizada.
4. Clique em **Selecionar arquivos**. Um arquivo abre a conta para conferência; vários formam um lote.
5. Confira o arquivo lido. **Visualizar** abre o original e **Trocar arquivo** substitui o documento e refaz a leitura.
6. Revise **Gerado por**, o favorecido, **Nº documento**, **Histórico**, **Valor** e **Vencimento**. Complete categoria e forma de pagamento.
7. Mantenha **Ainda a pagar** para uma despesa em aberto, ou escolha **Já paga** para registrar a saída junto com a conta.
8. Salve com **Salvar conta**. No lote, use **Salvar e próximo**, **Pular** ou **Salvar e fechar**.

> **Dica:** O XML identifica a nota, mas não comprova pagamento nem traz o vencimento combinado. Confira o vencimento e, se a despesa já foi paga, escolha Já paga e anexe o comprovante.

## Tour desta tela

Os passos abaixo seguem os tours destas telas no Mais Gestão, na mesma ordem. Alguns passos só aparecem conforme a aba, a etapa ou as permissões do seu acesso.

### Importar de arquivo

#### Origem dos dados

1. **Identifique o documento antes de enviar**: Para lançar uma obrigação em aberto, escolha Fatura e envie o documento da despesa, como a conta de energia. Comprovante se aplica a uma saída já realizada e prepara Já paga; a baixa de uma conta existente é registrada pela ação Pagar. Em um lote, use arquivos do mesmo tipo.
2. **Prepare a fatura ou o comprovante**: Use PDF, JPG ou PNG legível, com favorecido, valores e datas visíveis, até 100 MB por arquivo. Cada arquivo prepara uma conta para revisão. A leitura sugere os dados encontrados; o que não estiver identificado será preenchido por você no formulário.
3. **Envie um arquivo ou selecione vários**: Clique em Selecionar arquivos. Um arquivo segue para o cadastro individual; vários formam um lote automaticamente. Aguarde a leitura abrir a conta. No lote, você revisa e salva uma conta de cada vez. Se a leitura ficar incompleta, consulte o original e preencha os campos que faltarem.
4. **Consulte ou substitua o arquivo atual**: Confira o nome do arquivo. Visualizar abre o original em outra aba; Trocar arquivo substitui somente este item e refaz a leitura, preservando os demais arquivos do lote. Use essa troca quando o documento escolhido não for o da conta que está cadastrando.
5. **Retome a conferência do formulário**: A leitura abre o formulário automaticamente. Se voltou a esta etapa para consultar ou trocar o arquivo, use Continuar para retomar os campos. A leitura e a consulta ainda não salvam a conta; a gravação acontece no rodapé do formulário.

#### Favorecido e forma de pagamento

6. **Revise quem recebe o pagamento**: O arquivo abriu esta conta para conferência; ela ainda não está salva. Confira Gerado por antes do favorecido. Use Fornecedor para despesas com um prestador, ou o tipo de pessoa correspondente. Se a leitura ainda estiver em andamento, você pode completar os campos vazios.
7. **Confirme o favorecido identificado**: Compare nome e CPF/CNPJ com o arquivo. Um cadastro existente pode vir selecionado. Um fornecedor novo aparece como sugestão e será criado ao salvar se você o mantiver. Para corrigir, selecione outro cadastro na lista. Uma sugestão de pessoa é apenas uma referência de busca: localize e selecione a pessoa cadastrada.
8. **Confira a referência do documento**: Em Nº documento, confira o número da nota ou fatura encontrado na leitura. Se o campo estiver vazio, informe a referência do documento quando disponível. Use essa identificação para consultar a despesa depois e conferir se já existe outra conta para ela.
9. **Informe a forma de pagamento**: Selecione como esta conta será paga, ou como foi paga se a saída já ocorreu. A escolha pode mostrar o campo Caixa ou Cartão de crédito. Informar uma forma de pagamento não quita a conta nem envia dinheiro ao banco.
10. **Escolha de onde sairá o dinheiro**: Selecione o caixa ou a conta bancária que será usada no pagamento. Se a conta já estiver paga, escolha de onde o dinheiro realmente saiu. Por exemplo, uma transferência pela conta corrente deve usar o caixa dessa conta, não o caixa de dinheiro em espécie.
11. **Vincule o cartão usado**: Selecione o cartão de crédito correto quando essa forma for escolhida. Confira a identificação para que a despesa fique associada ao cartão correspondente.

#### Descrição e classificação

12. **Torne a descrição reconhecível**: Revise o Histórico sugerido pela leitura. Ele deve explicar a despesa, como Energia elétrica — setembro, e não apenas repetir um número do documento. Corrija ou complete a descrição para facilitar a consulta na listagem.
13. **Guarde informações complementares**: Observação é opcional e aceita até 191 caracteres. Use para uma referência interna ou condição combinada, sem substituir a descrição da despesa e seus documentos.
14. **Confirme a classificação sugerida**: Se a leitura sugeriu uma Conta contábil, confira se ela corresponde à despesa. Se o campo estiver vazio ou a sugestão incorreta, pesquise pelo nome, código ou apelido e selecione o resultado adequado. O nome do fornecedor ajuda a buscar, mas não substitui a classificação da conta.
15. **Confira a categoria gerencial**: Categoria organiza a despesa na gestão financeira e é obrigatória. Confira a opção oferecida para a conta contábil escolhida, mesmo quando vier preenchida. Se não houver uma opção adequada, revise a base e os vínculos no plano de contas antes de salvar.
16. **Identifique a área quando o recurso estiver ativo**: Centro de custo separa os resultados por área ou unidade. Quando este campo estiver disponível, selecione a área responsável pela despesa. A empresa pode usar o sistema sem ativar centros de custo.

#### Repetição

17. **Uma conta, parcelas ou repetição**: Escolha Única para uma obrigação isolada, Parcelado para um número definido de parcelas ou a periodicidade de uma despesa recorrente. Confira os campos que aparecem após a escolha. Gerar próximas contas não registra seus pagamentos.
18. **Defina o dia de vencimento**: Informe o dia do mês, de 1 a 31, usado nas próximas contas. Confira também o campo Vencimento da primeira conta antes de salvar.
19. **Informe a quantidade de parcelas**: Informe o número de parcelas acordado. Confira a quantidade, o valor informado e o vencimento com o documento de origem antes de gerar o parcelamento.
20. **Confira até quando repetir**: Data limite permite indicar o término da recorrência. Use a data prevista no contrato ou na obrigação e revise a periodicidade escolhida antes de salvar.

#### Valor, vencimento e fatura

21. **Compare os campos com o documento original**: Visualizar documento abre o arquivo que originou esta conta. Confira os dados preenchidos e complete os campos vazios. O arquivo acompanha a conta ao salvar. Para substituir o arquivo atual, use a seta de voltar no cabeçalho e Trocar arquivo.
22. **Confira o anexo da obrigação**: Se enviou uma fatura, o arquivo pode já aparecer neste campo: confira o nome. Se enviou somente um comprovante, você pode anexar aqui a nota ou fatura que explica a despesa. A fatura e o comprovante têm finalidades diferentes e acompanham a conta conforme o registro realizado.
23. **Compare o valor lido com a obrigação**: Confira os reais e centavos com a fatura. Em um comprovante, o total pago pode incluir juros ou desconto; revise o valor da obrigação aqui e os ajustes em Já paga. Não avance apenas porque o campo veio preenchido.
24. **Confira a data de vencimento**: Compare a data com a fatura ou a condição combinada. Um comprovante pode informar somente a data do pagamento, que é diferente do vencimento. Se a leitura não encontrou o vencimento, preencha-o antes de salvar.

#### Situação e pagamento

25. **Confira se houve pagamento**: Uma fatura pode continuar em aberto; mantenha Ainda a pagar nesse caso. Se importou um comprovante, confira a opção Já paga e os campos de data, valor pago, caixa e comprovante. Salvar com Já paga registra também a baixa. Se houver valor restante, confira a confirmação do pagamento parcial.
26. **Anexe o comprovante da saída**: Ao escolher Já paga, este campo fica disponível na seção Documentos. Anexe o comprovante em PDF, JPG ou PNG e confira favorecido, data e valor. Se o arquivo já veio preenchido pela importação, confira seu nome; não é necessário anexar o mesmo documento novamente.
27. **Informe acréscimos do pagamento**: Preencha somente os acréscimos que realmente ocorreram, como multa, juros ou encargos. Deixe os demais zerados e compare o total com o comprovante.
28. **Registre descontos obtidos**: Informe o desconto concedido pelo fornecedor no campo Descontos obtidos, quando houver. Confira o efeito no saldo que será apresentado após o pagamento.
29. **Informe a data da saída**: Data do pagamento deve corresponder ao extrato ou comprovante. Use a data em que o dinheiro saiu, que pode ser diferente do vencimento. Não use uma data futura para registrar uma baixa.
30. **Confira quanto foi pago**: Valor pago é o montante efetivamente pago. Confira o saldo após o pagamento. Se restar valor, confirme o pagamento parcial no campo exibido; a diferença continuará em aberto.
31. **Confirme o saldo que continua em aberto**: Compare o valor pago e o saldo restante com o comprovante. Marque a confirmação somente se o pagamento foi parcial. Se alterar valores, confira novamente o saldo antes de salvar.

#### Revisão e gravação

32. **Revise uma conta por vez**: Salvar e próximo grava esta conta e continua o lote. Pular descarta o item atual sem salvá-lo. Para encerrar depois de gravar esta conta, use Salvar e fechar. Você pode encerrar a importação antes de terminar o lote.
33. **Salve a conta**: Revise os dados e use Salvar conta, ou Salvar e fechar no lote. Se marcou Já paga, confira também o pagamento e o comprovante. Corrija os campos sinalizados se houver validação. A conta só é gravada depois de salvar.

### Importar do Open Finance

Os passos iguais aos de Importar de arquivo não se repetem aqui.

1. **Abra Importar do Open Finance**: Em Adicionar conta a pagar, escolha Importar do Open Finance. Os passos seguintes mostram o caixa, a busca da saída e a revisão de cada conta antes de salvar.
2. **Escolha o caixa do extrato**: Selecione o caixa do extrato. Este campo mostra somente caixas com uma conta vinculada ao Open Finance ativo. A lista busca as saídas disponíveis para importar. Se o caixa não aparecer, confira a conexão no cadastro de caixas.
3. **Localize a saída do banco**: Pesquise o movimento e use Filtrar para informar o período. Confira descrição, contraparte, data e valor com o extrato. Os filtros e a paginação ajudam a localizar uma saída específica.
4. **Abra o movimento para revisão**: Na coluna Ações, Usar este lançamento abre a conta preenchida para conferência, sem um botão Continuar. O formulário traz a saída como pagamento a revisar. Confira favorecido, classificação, caixa, data e valor: a conta e a baixa só são registradas ao salvar.

### Importar do XML

Os passos iguais aos de Importar de arquivo não se repetem aqui.

1. **Use o XML da nota recebida**: Selecione o arquivo XML original da nota do fornecedor, com extensão .xml e até 100 MB. Ele contém dados estruturados da nota. Se você tem apenas o PDF ou uma imagem, use Importar de arquivo. A nota deve representar uma despesa da empresa que está cadastrando.
2. **Escolha uma nota ou um lote de notas**: Clique em Selecionar arquivos e escolha um ou mais XMLs. Um abre a conferência individual; vários formam um lote, revisado nota por nota. Todos os arquivos da seleção precisam ser XML. A leitura prepara o formulário e não registra a conta nem o pagamento automaticamente.

## Como importar uma conta a pagar do Open Finance

Com um caixa conectado ao Open Finance, você cria a conta a partir de uma saída do extrato. A conta já nasce paga, com a data, o valor e o caixa do movimento.

1. Em **Contas a pagar**, clique em **Adicionar conta a pagar** e escolha **Importar do Open Finance**.
2. Em **Caixa**, escolha o caixa do extrato. Só aparecem caixas com conta ativa no Open Finance.
3. Use **Pesquisar** e, no painel de filtros, **Data inicial** e **Data final** para achar a saída. Confira **Lançamento**, **Contraparte**, **Data** e **Valor**.
4. Na coluna **Ações**, clique em **Usar este lançamento**. A conta abre preenchida, marcada como **Já paga**.
5. Revise **Gerado por**, o favorecido, **Histórico**, **Conta contábil**, **Categoria**, **Valor** e **Vencimento**. A conta e a baixa só são gravadas ao salvar.
6. Use **Salvar e próximo** para abrir o próximo movimento, **Pular** para seguir sem salvar ou **Salvar e fechar** para encerrar.

O item **Importar do Open Finance** só aparece quando a empresa tem um caixa conectado e o seu cargo pode consultar o Open Finance, consultar e alterar conciliações bancárias e registrar pagamentos. Sem caixa conectado, a tela avisa **Nenhum caixa com Open Finance ativo. Ative a conexão no cadastro do caixa para importar.** Veja [como conectar um caixa ao Open Finance](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/conectar-caixa-ao-open-finance).

## Depois de importar a conta a pagar

O sistema confirma com **Conta cadastrada.** e a conta aparece na lista de contas a pagar. Se o fornecedor lido ainda não existe, ele é sugerido e só é cadastrado quando você salva a conta. Se a leitura do arquivo falhar, o sistema mantém o arquivo e você preenche os dados à mão, como em [lançar uma conta a pagar](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/lancar-conta-a-pagar).

Ler a nota do fornecedor em vez de digitar acelera o [lançamento de contas a pagar](https://maisgestao.com.br/funcionalidades/sistema-de-contas-a-pagar). A leitura por algoritmo e OCR está em todos os planos; o reforço por IA, no Profissional e no Corporativo.

## Se algo der errado na importação da conta a pagar

- **Selecione apenas arquivos XML válidos. Nenhum arquivo desta seleção foi importado.**: a seleção tinha um arquivo que não é XML. Escolha só os .xml das notas.
- **Cada arquivo deve ter no máximo 100 MB.**: reduza o arquivo ou envie outro.
- **Importar de arquivo** não aparece no menu: o seu cargo não tem a permissão de fatura nem de comprovante. Peça ao administrador para conferir.

## Perguntas frequentes

### Importar o XML já marca a conta como paga?

Não. A conta nasce em aberto, a não ser que você escolha Já paga e informe data, valor pago, caixa e comprovante.

### O que fazer se enviei o documento errado?

Antes de salvar, use Trocar arquivo. A troca substitui só o item atual e preserva os demais arquivos do lote.

## Artigos relacionados

- [Lançar uma conta a pagar](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/lancar-conta-a-pagar)
- [Registrar o pagamento de uma conta a pagar](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/pagar-conta-a-pagar)
- [Importar o extrato bancário para conciliação](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/importar-extrato-bancario)