Editar uma conta a pagar

Passo 1: Identifique quem deve receber

Escolha primeiro Gerado por: fornecedor, funcionário ou outro tipo disponível. Essa escolha define a lista do campo seguinte. Para uma despesa com um prestador, mantenha Fornecedor e localize o cadastro correspondente.

Passo 2: Selecione o favorecido na lista

Pesquise pelo nome ou documento e clique no favorecido correto da lista; digitar o nome sozinho não faz o vínculo. Confira CPF/CNPJ quando houver nomes semelhantes. Se não encontrar, o ícone ao lado oferece o cadastro disponível para esse tipo de pessoa. Depois do cadastro, selecione o favorecido antes de seguir.

Passo 3: Identifique a nota ou fatura

Nº documento é a referência da nota, fatura ou outro documento que originou a conta. Informe quando disponível para facilitar a conferência e a localização da despesa.

Passo 4: Informe a forma de pagamento

Selecione como esta conta será paga, ou como foi paga se a saída já ocorreu. A escolha pode mostrar o campo Caixa ou Cartão de crédito. Informar uma forma de pagamento não quita a conta nem envia dinheiro ao banco.

Passo 5: Escolha de onde sairá o dinheiro

Selecione o caixa ou a conta bancária que será usada no pagamento. Se a conta já estiver paga, escolha de onde o dinheiro realmente saiu. Por exemplo, uma transferência pela conta corrente deve usar o caixa dessa conta, não o caixa de dinheiro em espécie.

Passo 6: Vincule o cartão usado

Selecione o cartão de crédito correto quando essa forma for escolhida. Confira a identificação para que a despesa fique associada ao cartão correspondente.

Passo 7: Descreva a despesa

No Histórico, escreva o que está sendo pago, como Energia elétrica — setembro. O botão de variáveis mostra os marcadores disponíveis para compor a descrição. Use um texto que ajude a reconhecer a conta depois.

Passo 8: Guarde informações complementares

Observação é opcional e aceita até 191 caracteres. Use para uma referência interna ou condição combinada, sem substituir a descrição da despesa e seus documentos.

Passo 9: Selecione a conta contábil

Em Conta contábil, pesquise pelo nome, código ou apelido e selecione um resultado. Ela identifica a natureza contábil da despesa. Para uma conta de luz, por exemplo, busque Energia elétrica ou o nome da companhia. O ícone de informação mostra os apelidos de busca da conta contábil selecionada.

Passo 10: Confira a categoria gerencial

Categoria organiza a despesa na gestão financeira e é obrigatória. Confira a opção oferecida para a conta contábil escolhida, mesmo quando vier preenchida. Se não houver uma opção adequada, revise a base e os vínculos no plano de contas antes de salvar.

Passo 11: Identifique a área quando o recurso estiver ativo

Centro de custo separa os resultados por área ou unidade. Quando este campo estiver disponível, selecione a área responsável pela despesa. A empresa pode usar o sistema sem ativar centros de custo.

Passo 12: Compare os campos com o documento original

Visualizar documento abre o arquivo que originou esta conta. Confira os dados preenchidos e complete os campos vazios. O arquivo acompanha a conta ao salvar. Para substituir o arquivo atual, use a seta de voltar no cabeçalho e Trocar arquivo.

Passo 13: Anexe a fatura ou documento da obrigação

Clique no campo ou no ícone de arquivo para anexar a fatura em PDF, JPG ou PNG. Ela documenta a origem e o valor da despesa. Confira o nome do arquivo selecionado. O comprovante da saída de dinheiro tem um campo separado, disponível quando a conta está marcada como Já paga.

Passo 14: Confira o valor da obrigação

Em Valor, informe o valor da obrigação conforme a nota ou fatura, com reais e centavos. Em Parcelado, o campo passa a se chamar Valor total: informe o total da obrigação, e o sistema divide nas parcelas; confira a prévia abaixo do campo. Se houver juros, multa ou desconto no pagamento, use os campos de ajustes de Já paga para distinguir o valor da conta do valor efetivamente pago.

Passo 15: Informe quando a conta vence

Vencimento é a data em que a obrigação deve ser paga. Confira o calendário e o documento; ela pode ser diferente da data em que o pagamento realmente aconteceu.

Passo 16: A conta ainda será paga?

Mantenha Ainda a pagar se o dinheiro ainda não saiu. Escolha Já paga somente para registrar uma saída realizada: aparecem data, valor pago e ajustes, além do comprovante na seção Documentos. Confira também a forma de pagamento e o caixa acima.

Passo 17: Anexe o comprovante da saída

Ao escolher Já paga, este campo fica disponível na seção Documentos. Anexe o comprovante em PDF, JPG ou PNG e confira favorecido, data e valor. Se o arquivo já veio preenchido pela importação, confira seu nome; não é necessário anexar o mesmo documento novamente.

Passo 18: Informe acréscimos do pagamento

Preencha somente os acréscimos que realmente ocorreram, como multa, juros ou encargos. Deixe os demais zerados e compare o total com o comprovante.

Passo 19: Registre descontos obtidos

Informe o desconto concedido pelo fornecedor no campo Descontos obtidos, quando houver. Confira o efeito no saldo que será apresentado após o pagamento.

Passo 20: Informe a data da saída

Data do pagamento deve corresponder ao extrato ou comprovante. Use a data em que o dinheiro saiu, que pode ser diferente do vencimento. Não use uma data futura para registrar uma baixa.

Passo 21: Confira quanto foi pago

Valor pago é o montante efetivamente pago. Confira o saldo após o pagamento. Se restar valor, confirme o pagamento parcial no campo exibido; a diferença continuará em aberto.

Passo 22: Confirme o saldo que continua em aberto

Compare o valor pago e o saldo restante com o comprovante. Marque a confirmação somente se o pagamento foi parcial. Se alterar valores, confira novamente o saldo antes de salvar.

Passo 23: Revise uma conta por vez

Salvar e próximo grava esta conta e continua o lote. Pular descarta o item atual sem salvá-lo. Para encerrar depois de gravar esta conta, use Salvar e fechar. Você pode encerrar a importação antes de terminar o lote.

Passo 24: Ajuste a recorrência pela ação própria

Os campos de recorrência ficam bloqueados neste formulário. Quando precisar mudar a repetição da conta, use Alterar recorrência e confira as opções apresentadas antes de confirmar. Para ajustar apenas os dados disponíveis da obrigação, use Salvar.

Passo 25: Salve as alterações da obrigação

Confira os dados e use Salvar. Alguns campos ficam bloqueados conforme a situação da conta; a recorrência tem sua própria ação no rodapé. Para registrar ou consultar uma baixa, use Pagar ou Gerenciar pagamentos na listagem.