Lançar uma conta a pagar

Passo 1: Identifique quem deve receber

Escolha primeiro Gerado por: fornecedor, funcionário ou outro tipo disponível. Essa escolha define a lista do campo seguinte. Para uma despesa com um prestador, mantenha Fornecedor e localize o cadastro correspondente.

Passo 2: Selecione o favorecido na lista

Pesquise pelo nome ou documento e clique no favorecido correto da lista; digitar o nome sozinho não faz o vínculo. Confira CPF/CNPJ quando houver nomes semelhantes. Se não encontrar, o ícone ao lado oferece o cadastro disponível para esse tipo de pessoa. Depois do cadastro, selecione o favorecido antes de seguir.

Passo 3: Identifique a nota ou fatura

Nº documento é a referência da nota, fatura ou outro documento que originou a conta. Informe quando disponível para facilitar a conferência e a localização da despesa.

Passo 4: Informe a forma de pagamento

Selecione como esta conta será paga, ou como foi paga se a saída já ocorreu. A escolha pode mostrar o campo Caixa ou Cartão de crédito. Informar uma forma de pagamento não quita a conta nem envia dinheiro ao banco.

Passo 5: Escolha de onde sairá o dinheiro

Selecione o caixa ou a conta bancária que será usada no pagamento. Se a conta já estiver paga, escolha de onde o dinheiro realmente saiu. Por exemplo, uma transferência pela conta corrente deve usar o caixa dessa conta, não o caixa de dinheiro em espécie.

Passo 6: Vincule o cartão usado

Selecione o cartão de crédito correto quando essa forma for escolhida. Confira a identificação para que a despesa fique associada ao cartão correspondente.

Passo 7: Descreva a despesa

No Histórico, escreva o que está sendo pago, como Energia elétrica — setembro. O botão de variáveis mostra os marcadores disponíveis para compor a descrição. Use um texto que ajude a reconhecer a conta depois.

Passo 8: Guarde informações complementares

Observação é opcional e aceita até 191 caracteres. Use para uma referência interna ou condição combinada, sem substituir a descrição da despesa e seus documentos.

Passo 9: Selecione a conta contábil

Em Conta contábil, pesquise pelo nome, código ou apelido e selecione um resultado. Ela identifica a natureza contábil da despesa. Para uma conta de luz, por exemplo, busque Energia elétrica ou o nome da companhia. O ícone de informação mostra os apelidos de busca da conta contábil selecionada.

Passo 10: Confira a categoria gerencial

Categoria organiza a despesa na gestão financeira e é obrigatória. Confira a opção oferecida para a conta contábil escolhida, mesmo quando vier preenchida. Se não houver uma opção adequada, revise a base e os vínculos no plano de contas antes de salvar.

Passo 11: Identifique a área quando o recurso estiver ativo

Centro de custo separa os resultados por área ou unidade. Quando este campo estiver disponível, selecione a área responsável pela despesa. A empresa pode usar o sistema sem ativar centros de custo.

Passo 12: Uma conta, parcelas ou repetição

Escolha Única para uma obrigação isolada, Parcelado para um número definido de parcelas ou a periodicidade de uma despesa recorrente. Confira os campos que aparecem após a escolha. Gerar próximas contas não registra seus pagamentos.

Passo 13: Defina o dia de vencimento

Informe o dia do mês, de 1 a 31, usado nas próximas contas. Confira também o campo Vencimento da primeira conta antes de salvar.

Passo 14: Informe a quantidade de parcelas

Informe o número de parcelas acordado. Confira a quantidade, o valor informado e o vencimento com o documento de origem antes de gerar o parcelamento.

Passo 15: Confira até quando repetir

Data limite permite indicar o término da recorrência. Use a data prevista no contrato ou na obrigação e revise a periodicidade escolhida antes de salvar.

Passo 16: Anexe a fatura ou documento da obrigação

Clique no campo ou no ícone de arquivo para anexar a fatura em PDF, JPG ou PNG. Ela documenta a origem e o valor da despesa. Confira o nome do arquivo selecionado. O comprovante da saída de dinheiro tem um campo separado, disponível quando a conta está marcada como Já paga.

Passo 17: Confira o valor da obrigação

Em Valor, informe o valor da obrigação conforme a nota ou fatura, com reais e centavos. Em Parcelado, o campo passa a se chamar Valor total: informe o total da obrigação, e o sistema divide nas parcelas; confira a prévia abaixo do campo. Se houver juros, multa ou desconto no pagamento, use os campos de ajustes de Já paga para distinguir o valor da conta do valor efetivamente pago.

Passo 18: Informe quando a conta vence

Vencimento é a data em que a obrigação deve ser paga. Confira o calendário e o documento; ela pode ser diferente da data em que o pagamento realmente aconteceu.

Passo 19: Informe a situação da conta

Mantenha Ainda a pagar quando a despesa estiver em aberto. Se o pagamento já ocorreu, escolha Já paga e confira data, valor, caixa e comprovante. Ao salvar, o sistema registra a conta e o pagamento informado.

Passo 20: Anexe o comprovante da saída

Ao escolher Já paga, este campo fica disponível na seção Documentos. Selecione o comprovante em PDF, JPG ou PNG. Confira se favorecido, data e valor correspondem ao pagamento que está registrando.

Passo 21: Informe acréscimos do pagamento

Preencha somente os acréscimos que realmente ocorreram, como multa, juros ou encargos. Deixe os demais zerados e compare o total com o comprovante.

Passo 22: Registre descontos obtidos

Informe o desconto concedido pelo fornecedor no campo Descontos obtidos, quando houver. Confira o efeito no saldo que será apresentado após o pagamento.

Passo 23: Informe a data da saída

Data do pagamento deve corresponder ao extrato ou comprovante. Use a data em que o dinheiro saiu, que pode ser diferente do vencimento. Não use uma data futura para registrar uma baixa.

Passo 24: Confira quanto foi pago

Valor pago é o montante efetivamente pago. Confira o saldo após o pagamento. Se restar valor, confirme o pagamento parcial no campo exibido; a diferença continuará em aberto.

Passo 25: Confirme o saldo que continua em aberto

Compare o valor pago e o saldo restante com o comprovante. Marque a confirmação somente se o pagamento foi parcial. Se alterar valores, confira novamente o saldo antes de salvar.

Passo 26: Salve a conta conferida

Confira favorecido, forma de pagamento, caixa ou cartão, histórico, conta contábil, categoria, valor e vencimento. Mantenha Ainda a pagar se a obrigação estiver em aberto. Para registrar a saída depois, localize a conta na listagem e use Pagar. Use Salvar para gravar a conta.