# Lançar uma conta a pagar

> Passo a passo para lançar uma conta a pagar manualmente, informar fornecedor, vencimento, valor, categoria e recorrência no Mais Gestão.

- Artigo: https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/lancar-conta-a-pagar
- Categoria: Contas a pagar
- Atualizado em: 2026-10-31
- Verificado em: 2026-10-31
- Disponível em: Contas a pagar/receber e recorrência incluídas em todos os planos; ações associadas dependem de módulos e permissões próprios.
- Permissões: accounts.view, accounts.create, payments.create
- Antes de usar: Pessoa ativa, conta contábil ativa do tipo correto e categoria compatível. Já paga/recebida exige payments.create e dados da baixa; parcelas usam Valor total.
- Fonte: base de conhecimento do Mais Gestão, sistema de gestão financeira para empresas de serviço.

Para lançar uma conta a pagar, abra **Contas a pagar** (seção **Financeiro** do menu lateral), clique em **Adicionar conta a pagar** e escolha **Cadastro manual**. Preencha favorecido, valor, vencimento e classificação e clique em **Salvar conta**.

## Antes de lançar uma conta a pagar

Tenha cadastrados o favorecido (fornecedor, funcionário, estagiário ou sócio), a conta contábil, antigo lançamento padrão (LP), e a categoria de despesa. Se você tem o PDF, a imagem ou o XML da nota, [importe a conta a pagar do arquivo](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/importar-conta-a-pagar-de-arquivo-ou-xml) em vez de digitar.

## Como cadastrar uma conta a pagar, passo a passo

1. No menu lateral, na seção **Financeiro**, clique em **Contas a pagar**.
2. Clique em **Adicionar conta a pagar** e escolha **Cadastro manual** no menu.
3. Em **Gerado por**, escolha o tipo de favorecido e selecione o registro já cadastrado.
4. Se houver, informe o **Nº documento** da nota ou fatura.
5. Escolha a forma de pagamento e o caixa de onde o dinheiro vai sair. Em compra no cartão de crédito, vincule o cartão usado.
6. Preencha **Histórico** e **Observação**. Em **Conta contábil**, selecione a conta e confira a categoria da despesa.
7. Em **Recorrência**, mantenha **Única**, escolha **Parcelado**, com dia de vencimento e parcelas, ou uma periodicidade, com dia de vencimento e **Data limite** opcional. Ao parcelar, o campo de valor passa a ser **Valor total**.
8. Informe o **Valor** e o **Vencimento**.
9. Em **Situação da conta**, mantenha **Ainda a pagar**. Use **Já paga** só se o pagamento já saiu: a tela pede data, valor pago e ajustes.
10. Clique em **Salvar conta**.

![Parte inicial do formulário Conta a pagar, ainda vazio: fornecedor, Nº documento, forma de pagamento, caixa, histórico, observação, conta contábil e categoria.](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/images/2026-10-31-cobertura-final/conta-pagar-cadastro-campos-prontos.png)

*Parte inicial do cadastro: favorecido, forma de pagamento, caixa e classificação da despesa.*

![Campos Valor R$ 320,00 e Vencimento 10/11/2026, com a situação Ainda a pagar selecionada.](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/images/2026-10-31-cobertura-final/conta-pagar-cadastro-valor-vencimento.png)

*Valor de R$ 320,00, vencimento em 10/11/2026 e situação Ainda a pagar.*

## Tour desta tela

Os passos abaixo seguem o tour da tela Adicionar conta a pagar no Mais Gestão, na mesma ordem. Alguns passos só aparecem conforme a aba, a etapa ou as permissões do seu acesso.

### Favorecido e forma de pagamento

1. **Identifique quem deve receber**: Escolha primeiro Gerado por: fornecedor, funcionário ou outro tipo disponível. Essa escolha define a lista do campo seguinte. Para uma despesa com um prestador, mantenha Fornecedor e localize o cadastro correspondente.
2. **Selecione o favorecido na lista**: Pesquise pelo nome ou documento e clique no favorecido correto da lista; digitar o nome sozinho não faz o vínculo. Confira CPF/CNPJ quando houver nomes semelhantes. Se não encontrar, o ícone ao lado oferece o cadastro disponível para esse tipo de pessoa. Depois do cadastro, selecione o favorecido antes de seguir.
3. **Identifique a nota ou fatura**: Nº documento é a referência da nota, fatura ou outro documento que originou a conta. Informe quando disponível para facilitar a conferência e a localização da despesa.
4. **Informe a forma de pagamento**: Selecione como esta conta será paga, ou como foi paga se a saída já ocorreu. A escolha pode mostrar o campo Caixa ou Cartão de crédito. Informar uma forma de pagamento não quita a conta nem envia dinheiro ao banco.
5. **Escolha de onde sairá o dinheiro**: Selecione o caixa ou a conta bancária que será usada no pagamento. Se a conta já estiver paga, escolha de onde o dinheiro realmente saiu. Por exemplo, uma transferência pela conta corrente deve usar o caixa dessa conta, não o caixa de dinheiro em espécie.
6. **Vincule o cartão usado**: Selecione o cartão de crédito correto quando essa forma for escolhida. Confira a identificação para que a despesa fique associada ao cartão correspondente.

### Descrição e classificação

7. **Descreva a despesa**: No Histórico, escreva o que está sendo pago, como Energia elétrica — setembro. O botão de variáveis mostra os marcadores disponíveis para compor a descrição. Use um texto que ajude a reconhecer a conta depois.
8. **Guarde informações complementares**: Observação é opcional e aceita até 191 caracteres. Use para uma referência interna ou condição combinada, sem substituir a descrição da despesa e seus documentos.
9. **Selecione a conta contábil**: Em Conta contábil, pesquise pelo nome, código ou apelido e selecione um resultado. Ela identifica a natureza contábil da despesa. Para uma conta de luz, por exemplo, busque Energia elétrica ou o nome da companhia. O ícone de informação mostra os apelidos de busca da conta contábil selecionada.
10. **Confira a categoria gerencial**: Categoria organiza a despesa na gestão financeira e é obrigatória. Confira a opção oferecida para a conta contábil escolhida, mesmo quando vier preenchida. Se não houver uma opção adequada, revise a base e os vínculos no plano de contas antes de salvar.
11. **Identifique a área quando o recurso estiver ativo**: Centro de custo separa os resultados por área ou unidade. Quando este campo estiver disponível, selecione a área responsável pela despesa. A empresa pode usar o sistema sem ativar centros de custo.

### Repetição

12. **Uma conta, parcelas ou repetição**: Escolha Única para uma obrigação isolada, Parcelado para um número definido de parcelas ou a periodicidade de uma despesa recorrente. Confira os campos que aparecem após a escolha. Gerar próximas contas não registra seus pagamentos.
13. **Defina o dia de vencimento**: Informe o dia do mês, de 1 a 31, usado nas próximas contas. Confira também o campo Vencimento da primeira conta antes de salvar.
14. **Informe a quantidade de parcelas**: Informe o número de parcelas acordado. Confira a quantidade, o valor informado e o vencimento com o documento de origem antes de gerar o parcelamento.
15. **Confira até quando repetir**: Data limite permite indicar o término da recorrência. Use a data prevista no contrato ou na obrigação e revise a periodicidade escolhida antes de salvar.

### Valor, vencimento e fatura

16. **Anexe a fatura ou documento da obrigação**: Clique no campo ou no ícone de arquivo para anexar a fatura em PDF, JPG ou PNG. Ela documenta a origem e o valor da despesa. Confira o nome do arquivo selecionado. O comprovante da saída de dinheiro tem um campo separado, disponível quando a conta está marcada como Já paga.
17. **Confira o valor da obrigação**: Em Valor, informe o valor da obrigação conforme a nota ou fatura, com reais e centavos. Em Parcelado, o campo passa a se chamar Valor total: informe o total da obrigação, e o sistema divide nas parcelas; confira a prévia abaixo do campo. Se houver juros, multa ou desconto no pagamento, use os campos de ajustes de Já paga para distinguir o valor da conta do valor efetivamente pago.
18. **Informe quando a conta vence**: Vencimento é a data em que a obrigação deve ser paga. Confira o calendário e o documento; ela pode ser diferente da data em que o pagamento realmente aconteceu.

### Situação e pagamento

19. **Informe a situação da conta**: Mantenha Ainda a pagar quando a despesa estiver em aberto. Se o pagamento já ocorreu, escolha Já paga e confira data, valor, caixa e comprovante. Ao salvar, o sistema registra a conta e o pagamento informado.
20. **Anexe o comprovante da saída**: Ao escolher Já paga, este campo fica disponível na seção Documentos. Selecione o comprovante em PDF, JPG ou PNG. Confira se favorecido, data e valor correspondem ao pagamento que está registrando.
21. **Informe acréscimos do pagamento**: Preencha somente os acréscimos que realmente ocorreram, como multa, juros ou encargos. Deixe os demais zerados e compare o total com o comprovante.
22. **Registre descontos obtidos**: Informe o desconto concedido pelo fornecedor no campo Descontos obtidos, quando houver. Confira o efeito no saldo que será apresentado após o pagamento.
23. **Informe a data da saída**: Data do pagamento deve corresponder ao extrato ou comprovante. Use a data em que o dinheiro saiu, que pode ser diferente do vencimento. Não use uma data futura para registrar uma baixa.
24. **Confira quanto foi pago**: Valor pago é o montante efetivamente pago. Confira o saldo após o pagamento. Se restar valor, confirme o pagamento parcial no campo exibido; a diferença continuará em aberto.
25. **Confirme o saldo que continua em aberto**: Compare o valor pago e o saldo restante com o comprovante. Marque a confirmação somente se o pagamento foi parcial. Se alterar valores, confira novamente o saldo antes de salvar.

### Revisão e gravação

26. **Salve a conta conferida**: Confira favorecido, forma de pagamento, caixa ou cartão, histórico, conta contábil, categoria, valor e vencimento. Mantenha Ainda a pagar se a obrigação estiver em aberto. Para registrar a saída depois, localize a conta na listagem e use Pagar. Use Salvar para gravar a conta.

## O que acontece depois de salvar a conta a pagar

O sistema confirma com **Conta cadastrada.**, ou **Conta e pagamento cadastrados.** quando você usou **Já paga**. Sem pagamento, a conta aparece na lista de **Contas a pagar** como Em aberto.

Quando o dinheiro sair, use **Mais ações > Pagar**, como em [registrar o pagamento de uma conta a pagar](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/pagar-conta-a-pagar). O mesmo menu oferece visualizar, editar, cancelar e anexar documentos, conforme a situação e as permissões.

Com as despesas lançadas antes do vencimento, o [sistema de contas a pagar do Mais Gestão](https://maisgestao.com.br/funcionalidades/sistema-de-contas-a-pagar) mostra o que vai sair do caixa.

## Se algo der errado ao lançar a conta a pagar

- O botão **Adicionar conta a pagar** não aparece: o seu cargo não tem a permissão de criar contas.
- A tela volta ao painel com o aviso **Você não tem permissão para acessar esta página.**: o cargo não tem a permissão de consultar contas. Peça ao administrador para revisar o cargo, como em [criar um cargo e definir permissões](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/criar-cargo-e-permissoes).
- O fornecedor não está na lista: crie-o pelo ícone ao lado do campo, com cadastro simplificado ou completo, ou em [cadastrar um fornecedor](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/cadastrar-fornecedor). O campo CNPJ do cadastro simplificado aceita o CNPJ alfanumérico, com letras e números. Funcionário e estagiário abrem o cadastro completo em outra aba; sócio precisa já existir.

## Perguntas frequentes

### Posso lançar a conta já paga?

Sim. No cadastro, escolha Já paga em Situação da conta e informe a data e o valor pago.

### Qual é a diferença entre parcelamento e recorrência?

Parcelado divide um valor total em uma quantidade definida de parcelas. As periodicidades, como Mensal, Quinzenal, Trimestral, Semestral e Anual, repetem o vencimento pelo intervalo escolhido, com data limite opcional.

## Artigos relacionados

- [Registrar o pagamento de uma conta a pagar](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/pagar-conta-a-pagar)
- [Importar uma conta a pagar de arquivo ou XML](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/importar-conta-a-pagar-de-arquivo-ou-xml)
- [Cadastrar um fornecedor](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/cadastrar-fornecedor)