Importar contas contábeis por planilha
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Para importar contas contábeis por planilha, abra Configurações > Migração de dados > Importação, clique em Adicionar importação e escolha o tipo Plano de contas. O sistema verifica o arquivo antes de cadastrar qualquer conta.
O que preparar antes de importar o plano de contas
A conta contábil, antes chamada de lançamento padrão (LP), classifica a operação. Ela não é o lançamento financeiro.
- Alinhe nomes e códigos com a contabilidade.
- Tenha a permissão de criar importações de migração de dados.
- Use um arquivo .xlsx ou .csv, a partir da planilha de exemplo.
Como importar o plano de contas por planilha
- 1No menu lateral, abra Configurações, depois Migração de dados e clique em Importação.
- 2Clique em Adicionar importação. Abre a tela Nova importação, com três etapas.
- 3Na etapa Importação, em Tipo de importação, selecione Plano de contas e clique em Próximo.
- 4Na etapa Exemplos, clique em Planilha de exemplo e confira a tabela de colunas. Preencha uma linha por conta contábil e clique em Próximo.
- 5Na etapa Importar arquivo, escolha o arquivo no campo Arquivo e clique em Salvar. O sistema avisa Verificando o arquivo para importação.
- 6Na tela de verificação, confira o status, o resumo e as linhas. Se precisar corrigir, use Atualizar arquivo.
- 7Quando houver registros válidos, clique em Importar registros válidos e confirme com Sim.
Tour desta tela
Os passos abaixo seguem os tours destas telas no Mais Gestão, na mesma ordem. Alguns passos só aparecem conforme a aba, a etapa ou as permissões do seu acesso.
Nova importação do plano de contas
Passo 1: Importe o plano de contas
Plano de contas é o tipo de importação das contas contábeis e já está selecionado. Use a planilha combinada com sua contabilidade. As categorias gerenciais serão informadas em uma coluna própria, para criar os vínculos.
Na tela, este passo aparece na etapa correspondente do formulário.
Passo 2: Comece pela planilha de exemplo
Baixe o arquivo neste botão. Mantenha os cabeçalhos Nome, Código, Tipo, Categorias e Alias e substitua as linhas de exemplo pelas contas contábeis da empresa. Prepare uma linha para cada conta contábil.
Na tela, este passo aparece na etapa correspondente do formulário.
Passo 3: Nome da conta contábil
Use a denominação contábil, com até 60 caracteres. Se o nome já existir no mesmo tipo, a linha será ignorada. Conta contábil e categoria têm finalidades diferentes: por exemplo, Energia elétrica pode estar vinculada à categoria gerencial Estrutura administrativa.
Na tela, este passo aparece na etapa correspondente do formulário.
Passo 4: Confira os códigos com a contabilidade
O importador aceita números inteiros, sem pontos ou letras. Se o código já existir no mesmo tipo, a linha será ignorada e as demais continuarão. Isso também vale para repetições na planilha. Os registros existentes são preservados.
Na tela, este passo aparece na etapa correspondente do formulário.
Passo 5: Receita ou despesa
Preencha Tipo em todas as linhas: Receita para contas a receber e Despesa para contas a pagar. Não há tipo padrão: a linha sem Tipo é rejeitada. Aqui o tipo define o fluxo financeiro da conta contábil.
Na tela, este passo aparece na etapa correspondente do formulário.
Passo 6: Vincule as categorias gerenciais
Em Categorias, informe pelo menos uma categoria para cada conta contábil que será usada nas contas. Separe várias por vírgula. Uma categoria ativa de mesmo nome e tipo será reutilizada; se não existir, será criada. Várias contas contábeis podem compartilhar uma categoria gerencial.
Na tela, este passo aparece na etapa correspondente do formulário.
Passo 7: Facilite a busca por apelidos
Alias é opcional. Para Energia elétrica, por exemplo, use Cemig, Copel, Enel; para Água e esgoto, Copasa, Sabesp. Separe os apelidos por vírgula. Eles ajudam a localizar a conta contábil, mas a natureza da conta determina a escolha.
Na tela, este passo aparece na etapa correspondente do formulário.
Passo 8: Selecione a planilha preenchida
Envie o arquivo em XLSX ou CSV. No CSV, use aspas nas células que contêm vírgulas, como a lista de categorias ou apelidos. Confira se substituiu os exemplos e incluiu contas contábeis dos dois fluxos, com categorias vinculadas.
Na tela, este passo aparece na etapa correspondente do formulário.
Passo 9: Envie para conferência
Salvar envia o arquivo para verificação. Na próxima tela, confira o resultado e as linhas, corrija os erros e use Atualizar arquivo se necessário. Só depois use Importar registros válidos e confirme.
Na tela, este passo aparece na etapa correspondente do formulário.
Visualizar importação do plano de contas
Passo 1: Acompanhe o processamento das contas contábeis
Confira o arquivo, o tipo e a situação. Tipo de ação distingue a verificação da importação: verificar ainda não cadastra as contas contábeis.
Passo 2: Confira as linhas e os avisos
Revise Nome, Código, Tipo e o status de cada linha. Abra os detalhes na coluna Ações para conferir os dados e os erros. Revise também Categorias e Alias; campos opcionais vazios podem deixar a conta contábil sem o vínculo necessário para lançar contas.
Passo 3: Corrija o arquivo quando necessário
Nomes ou códigos repetidos aparecem como Ignorado e não impedem a importação. Se houver outros erros, corrija os campos indicados e use Atualizar arquivo. Confira Receita ou Despesa e aguarde a nova verificação.
Passo 4: Importe e confira os vínculos
Com a verificação concluída e registros válidos, use Importar registros válidos e confirme no diálogo. Registros com erro serão pulados. Aguarde o processamento e confira as contas contábeis, as categorias e os vínculos importados.
Colunas da planilha do plano de contas
- Nome (obrigatório): até 60 caracteres, sem começar com =, +, - ou @. Nome repetido no mesmo tipo é ignorado.
- Código (obrigatório): número inteiro, sem pontos nem letras. Código repetido no mesmo tipo é ignorado, e as demais linhas continuam.
- Tipo (obrigatório): Receita ou Despesa. Não há tipo padrão: sem Tipo, a linha é rejeitada.
- Categorias (opcional): separe por vírgula. Se a categoria ativa do mesmo tipo não existir, o sistema a cria. Se o nome existir só no tipo oposto, a linha é rejeitada.
- Alias (opcional): apelidos para a busca, separados por vírgula.
Como ler a verificação da planilha
A tela mostra o Tipo de ação (Verificação ou Importação) e o resumo Registros no arquivo, Prontos para importar, Com erro e Duplicados ignorados. Cada linha fica Pronto, Com erro ou Ignorado.
O passo a passo das correções está em conferir erros e confirmar uma importação.
Depois de importar o plano de contas
O sistema avisa Iniciando importação dos dados. No fim, cada linha fica Importado ou Não importado. Linhas com erro são puladas, e as demais entram normalmente.
Confira o resultado em Contas contábeis e os vínculos no botão Gerenciar, como mostra organizar contas contábeis por categoria. A importação não preenche a tributação das categorias de serviço.
Para montar a planilha com a contabilidade, parta do modelo de plano de contas para prestação de serviços.
Dica: Para preparar os dois fluxos, inclua ao menos uma conta contábil de Receita e uma de Despesa, cada uma com uma categoria do mesmo tipo.
Se algo der errado ao importar o plano de contas
- Linha com erro em Categorias: a categoria existe só no outro tipo. A mensagem diz em qual tipo ela está. Use outro nome ou cadastre a categoria no tipo certo.
- Linha com erro em Tipo: preencha Receita ou Despesa.
- Linha Ignorado: já existe conta com o mesmo nome ou código naquele tipo. A conta existente é preservada.
Perguntas frequentes
A verificação já cadastra as contas contábeis?
Não. A verificação só confere o arquivo. As contas contábeis são cadastradas depois que você clica em Importar registros válidos e confirma.
O que acontece com contas contábeis que já existem?
Nome ou código repetido no mesmo tipo é marcado como Ignorado, e os registros existentes são preservados.
Posso corrigir o arquivo depois de enviado?
Sim. Na tela de verificação, use Atualizar arquivo e aguarde a nova verificação.