Solicitar documentos para a contabilidade
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Para solicitar documentos para a contabilidade, abra Contabilidade > Documentos, clique em Solicitar documentos, informe o período e o tipo e confirme. O sistema prepara um PDF com os documentos do período.
Antes de solicitar os documentos
O lote gera um PDF com os documentos financeiros das contas pagas ou recebidas entre as datas escolhidas. O que entra depende do tipo:
- Contas a pagar: os arquivos dos campos Fatura e Comprovante da conta, anexados ao registrar o pagamento, como em Registrar o pagamento de uma conta a pagar.
- Contas a receber: os documentos auxiliares da conta, exceto XML, o PDF do boleto ativo gerado pelo sistema e o PDF (DANFSe) da NFS-e nacional.
- Completo: os dois lados. Basta um deles ter documento no período.
Conta sem nenhum desses arquivos não entra no lote. Documento auxiliar de conta a pagar não entra no lote.
Defina o período e o tipo: Contas a pagar, Contas a receber ou Completo. A ação Solicitar documentos depende da permissão do seu cargo.
Passo a passo para gerar o lote de documentos financeiros
- 1No menu lateral, abra a seção Contabilidade e clique em Documentos.
- 2Clique em Solicitar documentos, no topo da lista.
- 3No diálogo Solicitar documentos contábeis, em Período, preencha Início e Fim. As duas datas são obrigatórias.
- 4Em Tipo de documento, escolha Contas a pagar, Contas a receber ou Completo.
- 5Clique em Solicitar documentos, no rodapé do diálogo. O sistema avisa Solicitação enviada. e fecha a janela.
- 6Acompanhe o lote na lista. Quando o Status for Concluído e o arquivo estiver dentro da validade, use Baixar.
Ampliar imagem (abre em nova aba)Observação: O lote é preparado em segundo plano. A lista consulta o andamento automaticamente a cada 10 segundos, então não é preciso recarregar a página.
Tour desta tela
Os passos abaixo seguem o tour da tela Solicitar documentos contábeis no Mais Gestão, na mesma ordem. Alguns passos só aparecem conforme a aba, a etapa ou as permissões do seu acesso.
Passo 1: Informe o início do lote
Preencha a primeira data do período dos documentos que precisa consultar. Use o intervalo combinado para a conferência financeira ou contábil.
Passo 2: Informe o fim do lote
Complete a última data do período e confira Início e Fim. As duas datas são obrigatórias e definem o intervalo exibido na listagem depois de salvar.
Passo 3: Escolha quais documentos reunir
Selecione Contas a pagar, Contas a receber ou Completo conforme o conjunto que deseja conferir. Os pacotes incluem todos os documentos disponíveis das contas selecionadas.
Passo 4: Solicite o lote e confira o PDF
Confira período e conteúdo e clique em Solicitar documentos. Aguarde a confirmação do pedido e o Status Concluído na lista. Baixar disponibiliza o PDF do lote.
Depois de solicitar os documentos
A solicitação aparece na lista com o Intervalo, a Data do pedido, o Tipo e o Status. Para baixar o PDF, veja Acompanhar e baixar lotes de documentos.
Se o lote de documentos não for criado
- Nenhum pagamento encontrado.: não há conta do tipo escolhido com pagamento ou recebimento no período. Confira as datas e o tipo.
- Nenhum documento encontrado.: há contas no período, mas nenhuma tem arquivo que entre no lote. Em contas a pagar, anexe a Fatura ou o Comprovante no pagamento. Em contas a receber, anexe um documento auxiliar que não seja XML, gere o boleto ou emita a NFS-e. Depois, solicite de novo.
Perguntas frequentes
Quais campos são obrigatórios?
Início, Fim e Tipo de documento. Sem eles o pedido não é enviado.
Por que não vejo o botão Solicitar documentos?
A ação depende da permissão do seu cargo. Peça ao administrador da empresa para conferir as permissões.
O arquivo fica pronto na hora?
Não. O lote passa por etapas de processamento e a lista mostra a situação até chegar a Concluído.