# Consultar documentos administrativos

> Pesquise documentos por nome, responsável, período e vigência, veja quais estão expirados e baixe o PDF pelo menu Documentos do Mais Gestão.

- Artigo: https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/consultar-documentos-administrativos
- Categoria: Cadastros
- Atualizado em: 2026-10-31
- Verificado em: 2026-10-31
- Disponível em: Todos os planos. O que você vê e faz depende das permissões do seu cargo.
- Permissões: admin_documents.view, admin_documents.update, admin_documents.delete
- Antes de usar: Documento existente; lista inicia nos ativos e filtros podem ocultar resultados.
- Fonte: base de conhecimento do Mais Gestão, sistema de gestão financeira para empresas de serviço.

Para consultar documentos administrativos, abra **Administrativo > Documentos**, pesquise pelo nome e use **Filtrar** para escolher responsável, período, vigência e situação.

## Como encontrar documentos vencidos ou de um responsável

1. Na seção **Administrativo** do menu lateral, clique em **Documentos**.
2. Digite parte do nome no campo **Pesquisar**.
3. Clique em **Filtrar**. Em **Responsável**, escolha o tipo e o cadastro. Em **Período de cadastro**, informe **De** e **Até**. Em **Vigência**, escolha **Todos**, **Vigentes**, **Expirados** ou **Sem validade**. Em **Situação**, escolha **Ativo**, **Inativo** ou **Todos**.
4. Leia a tabela: **Nome**, **Responsável**, **Validade**, **Cadastro** e **Ações**. A validade mostra a data e o selo **Expirado** quando ela passou; documento sem prazo mostra **Não expira**.
5. Em **Ações**, clique em **Visualizar** para abrir o detalhe, com situação, validade, descrição e o anexo.

![Lista Documentos pesquisada por Contrato Social, com responsável Sem responsável, validade Não expira e ações por linha.](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/images/2026-10-31-cobertura-final/mcm-documentos-administrativos-lista-contrato.png)

*Lista de documentos pesquisada por Contrato Social, em Pesquisar: sem responsável, com validade Não expira e as ações da linha.*

> **Observação:** A lista abre mostrando só os documentos ativos. Se um documento não aparece, confira a Situação e os demais filtros aplicados, que surgem como etiquetas acima da tabela.

## Tour desta tela

Os passos abaixo seguem os tours destas telas no Mais Gestão, na mesma ordem. Alguns passos só aparecem conforme a aba, a etapa ou as permissões do seu acesso.

### Visualizar detalhes

1. **Confira o documento e seu responsável**: O detalhe reúne nome, responsável, descrição, situação e validade. O nome do responsável pode abrir a ficha vinculada quando houver um link.
2. **Verifique o vencimento**: A validade mostra a data e o selo Expirado quando aplicável. Não expira indica um documento sem prazo de vencimento.
3. **Baixe o arquivo necessário**: Clique no nome do anexo para baixar o PDF. Documentos antigos podem apresentar mais de um arquivo; confira o nome antes de abrir.
4. **Retorne à tela de origem**: Feche o detalhe para voltar à lista ou à ficha em que você estava.

### Documentos

1. **Encontre o documento pelo nome**: Digite parte do nome e a lista se recorta enquanto você escreve.
2. **Recorte por responsável, período e vigência**: Veja só os documentos de um cliente, fornecedor, funcionário ou estagiário; os cadastrados num período; os vigentes, os expirados ou os sem validade. A lista abre mostrando só os ativos.
3. **Cadastre um documento novo**: Todo documento responde a alguém: escolha o tipo e a entidade, diga se ele expira e anexe os arquivos. Nome e responsável são obrigatórios.
4. **A validade avisa quando venceu**: Documento com data de validade ganha o selo "Expirado" assim que ela passa. "Não expira" é o documento sem prazo.

## Resultado: baixar o PDF do documento

No detalhe aberto por **Visualizar**, clique no nome do anexo para baixar o PDF. O nome do cliente responsável pode abrir a [ficha do cliente](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/consultar-ficha-do-cliente).

## Editar, inativar e excluir documentos administrativos

Quem pode atualizar documentos vê **Editar** e **Inativar** ou **Ativar** na linha. **Excluir** só aparece para documento inativo e para quem pode excluir. Para criar um documento novo, veja [Cadastrar um documento administrativo](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/cadastrar-documento-administrativo).

## Perguntas frequentes

### Como vejo só os documentos vencidos?

Abra Filtrar e, em Vigência, escolha Expirados. A etiqueta Vigência aparece acima da tabela enquanto o filtro estiver ativo.

### Onde baixo o PDF de um documento?

Abra o detalhe com Visualizar e clique no nome do anexo.

### O documento aparece na ficha do cliente?

Sim, na seção Documentos administrativos da ficha do responsável, para quem tem permissão de consultar documentos administrativos.

## Artigos relacionados

- [Cadastrar um documento administrativo](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/cadastrar-documento-administrativo)
- [Enviar os documentos do cadastro](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/enviar-documentos-do-cadastro)