# Cadastrar um documento administrativo > Guarde um PDF vinculado a um cliente, fornecedor, funcionário, estagiário ou sócio, com data de validade opcional, no menu Documentos do Mais Gestão. - Artigo: https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/cadastrar-documento-administrativo - Categoria: Cadastros - Atualizado em: 2026-10-31 - Verificado em: 2026-10-31 - Disponível em: Todos os planos. O que você vê e faz depende das permissões do seu cargo. - Permissões: admin_documents.view, admin_documents.create, admin_documents.update, admin_documents.delete - Antes de usar: Responsável existente; PDF obrigatório no cadastro, até 10 arquivos de até 100 MB. Nome com até 80 caracteres e descrição com até 120. - Fonte: base de conhecimento do Mais Gestão, sistema de gestão financeira para empresas de serviço. Para cadastrar um documento administrativo, abra **Administrativo > Documentos**, clique em **Adicionar documento**, escolha o responsável, anexe o PDF e clique em **Salvar**. ## O que preparar antes de cadastrar o documento Documentos administrativos são PDFs vinculados a um responsável, como um contrato assinado, um aditivo ou uma procuração, cada um com sua validade. O responsável precisa já estar cadastrado. O botão **Adicionar documento** depende da permissão de criar documentos administrativos. Cada arquivo pode ter até 100 MB, com até 10 arquivos por envio; vários PDFs são reunidos no documento cadastrado. ## Como guardar um documento com data de validade, como um contrato 1. Na seção **Administrativo** do menu lateral, clique em **Documentos**. 2. Clique em **Adicionar documento**. A tela abre como **Documento - Cadastrar**. 3. Em **Responsável**, escolha o tipo (**Cliente**, **Fornecedor**, **Funcionário**, **Estagiário** ou **Sócio**) e, no campo seguinte, selecione o cadastro. 4. Informe o **Nome** do documento, com até 80 caracteres. É por ele que você o encontra na pesquisa. 5. Em **Validade**, escolha **Não expira** ou **Expira em**. Com a segunda opção, preencha a **Data de validade**. 6. No campo **PDF**, clique ou use o ícone de arquivo para selecionar o PDF. É obrigatório anexar ao menos um PDF. 7. Se quiser, preencha a **Descrição**, com até 120 caracteres. 8. Clique em **Salvar**. ![Cadastro de documento com nome Política de reembolso — Exemplo, validade Não expira, descrição e campos Responsável e PDF vazios.](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/images/2026-10-31-cobertura-final/mcm-documento-administrativo-preparacao.png) *Formulário Documento - Cadastrar com nome, validade e descrição preenchidos. Responsável e PDF ainda precisam ser escolhidos antes de Salvar.* > **Dica:** Use nomes que permitam reconhecer o documento na pesquisa, como Contrato de prestação 2026. ## Tour desta tela Os passos abaixo seguem o tour da tela Documento - Cadastrar no Mais Gestão, na mesma ordem. Alguns passos só aparecem conforme a aba, a etapa ou as permissões do seu acesso. 1. **Vincule o documento ao responsável**: Escolha o tipo de responsável e depois selecione o cadastro correspondente. Esse vínculo permite encontrar o documento também na ficha da pessoa ou empresa. 2. **Dê um nome ao documento**: Use um nome que permita reconhecer o documento na pesquisa. O nome é obrigatório e aceita até 80 caracteres. 3. **Defina se o documento vence**: Escolha Não expira ou Expira em. A segunda opção apresenta Data de validade, que deve ser preenchida; a lista indica quando o documento já está expirado. 4. **Informe a data de validade**: Quando o documento expira, preencha o vencimento indicado no próprio documento. Confira a data antes de salvar para que a listagem identifique a validade corretamente. 5. **Selecione o PDF do documento**: Clique no campo PDF ou no ícone de arquivo para escolher os PDFs. Confira a seleção antes de salvar; os arquivos selecionados são reunidos no documento. 6. **Acrescente uma descrição**: Use a descrição para registrar informações que ajudem a identificar o conteúdo. O campo aceita até 120 caracteres. 7. **Grave o documento**: Confira responsável, nome, validade e PDF antes de usar Salvar. Na edição, verifique também os anexos já existentes antes de substituir o arquivo. ## Depois de salvar o documento administrativo O documento aparece em **Administrativo > Documentos** e na seção **Documentos administrativos** da ficha do responsável. Com **Expira em**, a data passa a mostrar o selo **Expirado** quando vence. Para localizar, filtrar e baixar os documentos depois, veja como [consultar documentos administrativos](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/consultar-documentos-administrativos). ## Ao editar um documento administrativo Na edição, a tela abre como **Documento - Editando** com o nome do documento. Se ele já tem anexo, o campo PDF mostra o nome do arquivo atual. Um documento antigo pode ter mais de um anexo; nesse caso a tela lista os anexos, com opção de baixar e, para quem pode excluir, de remover. ## Perguntas frequentes ### Quais arquivos posso anexar? Somente PDF. O sistema avisa quando um arquivo não é PDF, quando passa de 100 MB ou quando são escolhidos mais de 10 arquivos. ### O que acontece quando o documento vence? Na lista e no detalhe, a data de validade passa a mostrar o selo Expirado. Documentos marcados como Não expira nunca recebem o selo. ### Posso cadastrar um documento sem responsável? No cadastro, o tipo e o responsável são obrigatórios. A lista mostra Sem responsável apenas para registros que não têm vínculo. ## Artigos relacionados - [Consultar documentos administrativos](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/consultar-documentos-administrativos) - [Enviar os documentos do cadastro](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/enviar-documentos-do-cadastro) - [Consultar a ficha do cliente](https://maisgestao.com.br/base-de-conhecimento/consultar-ficha-do-cliente)